Перехідні відпускні: податки, звітність, зразки

Проблемні питання перехідних відпусток

Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому, – питання зазвичай постають стосовно таких ситуацій:

• застосування доплати до мінімальної зарплати (МЗП) у працівників з низькими доходами;
• оподаткування таких відпускних, зокрема застосування податкової соціальної пільги (ПСП);
• застосування мінімальної/максимальної бази ЄСВ;
• відображення цих відпускних у звітності з ЄСВ і ПДФО/ВЗ, особливо в ситуації переходу з одного звітного періоду – в інший. Наприклад, відпустка почалася у ІІ кварталі, а закінчилася у ІІІ кварталі.

Розглянемо дані ситуації.

Перехідна відпустка – це типова ситуація нарахування відпускних, яку не уникнути

ТОП-4 СТАТТІ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• Новації у військово-транспортному обов’язку за Законом № 3633
• Відпускні: правила розрахунку + п’ять прикладів для нетипових ситуацій
• На яку дату брати оклад/мінзарплату, щоб оплатити відпустку й відрядження
• Утилізуємо брухт із вмістом дорогоцінних металів

Перехідні відпускні і доплата до мінімальної зарплати

Це ситуація, коли у відпустку йде працівник, якому нараховується доплата до мінімальної заробітної плати, або ж його зарплата майже на межі МЗП. За перехідних відпусток працівник в одному місяці втрачає у доході, а в іншому – виграє:

• у місяці початку відпустки – сума зарплати за поточний місяць та відпускних стає більшою за МЗП;
• у місяці закінчення відпустки – зарплата може «не дотягувати» до МЗП.

Усе тому, що відпускні виплачуються у повній сумі до початку відпустки (ст. 21 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504, далі – Закон про відпустки).

За загальним правилом працівникові, що виконав місячну норму праці, нараховують зарплату не нижчу, ніж мінімальна. Якщо не вистачає – нараховують доплату. Однак це за умови, що місячна норма праці виконана повністю, тобто відпрацьовані всі робочі дні (години) місяця за графіком роботи (ст. 3¹ Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108, далі – Закон № 108). Якщо ж норма відпрацьована НЕ повністю, то гарантований розмір мінзарплати слід визначати пропорційно відпрацьованому часу. Якраз таку ситуацію й маємо за наявності відпустки – будь-якої, не перехідної. Таким чином, застосувати доплату до МЗП тут одразу не можна.

Отже, у ситуації перехідних відпускних робимо так:

• розраховуємо для кожного місяця «свою» МЗП – пропорційно відпрацьованому часу. Наприклад, працював 10 з 20 днів – мінімальний рівень оплати буде 4000 грн (= 8000 грн × 10/20), а не 8000 грн;
• суму самих відпускних при розрахунку доплати до МЗП не враховуємо взагалі. Причина – відпускні є оплатою за середнім заробітком, тобто НЕ є оплатою за виконану роботу. Отже, не дотримуються умови застосування ст. 3¹ Закону № 108, де мова йде про виконану норму праці (лист Мінсоцполітики від 13.02.2017 р. № 322/0/101-17/282).

Якщо ж працівник був у відпустці повний місяць і в нього ніяких доходів, окрім відпускних, у такому місяця не було, то виходить, що доплата до МЗП взагалі не застосовується. Це наслідок вищенаведених правил – немає мінімальної оплати норми часу, так як працівник узагалі не працював.

Відпускні взагалі не беруть участь у розрахунку доплати до МЗП, але сама відпустка зменшує кількість відпрацьованих днів. Як наслідок, зменшується і сума заробітної плати за відпрацьовану частину місяця та доплати до МЗП.

Приклад 1 (доплата до МЗП). Працівник отримує зарплату (ЗП) у розмірі окладу (12-й тарифний ЄТС, 6773 грн), не має ніяких доплат і надбавок. 28 червня 2024 року йде у відпустку на 8 календарних днів. Сума нарахованих відпускних – 1557,52 грн. Розрахунки роз’яснює таблиця нижче.

Зверніть увагу, що за червень 2024 оплата за окладом та відпускні сумарно вищі за 8000 грн, але все одно є доплата до МЗП.

Через відпускні дохід за місяць може стати більшим за МЗП, але все одно може бути доплата до МЗП

Окрім наведених у прикладі розрахунків ще й треба здійснити розподіл перехідних відпускних помісячно (між травнем і червнем 2024) з метою уточнення розрахунку ПДФО, ВЗ та нарахування ЄСВ. Однак усі нараховані у травні 2024 відпускні потрапляють до Податкового розрахунку за ІІ квартал 2024. Розглянемо, що являє собою такий перерахунок та навіщо він проводиться.

ТОП-4 теми з журналу «Головбух Праця та Зарплата»

• Сім відповідей про компенсацію за невикористану відпустку
• Мобілізаційний Закон № 3633: до чого готуватися працівникам і роботодавцям
• Військовий збір & ПСП: нова позиція на старий лад
• Строки виплати зарплати працівникам – пам'ятка

Розподіл перехідних відпускних для ПДФО і ВЗ

Відпускні входять до заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, наказ Держстату від 13.01.2004 р. № 5, далі – Інструкція № 5). Тому при оподаткуванні перехідних відпускних 2024 застосовуйте звичайні зарплатні правила, тобто:

• усю суму відпускних включаємо до загального місячного оподатковуваного доходу (пп. 164.2.1 ПКУ);
• утримуємо ПДФО за ставкою 18% та військовий збір (ВЗ) за ставкою 1,5%;
• застосовуємо ПСП.

Проблемою відпускних є те, що коли вони нараховуються, то загальний місячний дохід працівника може бути ще невідомий. Як у місяці виходу, так і місяці закінчення відпустки. Однак ПСП застосовується та податки утримуються саме з місячного доходу, а не його частини.

Відпускні за кожним місяцем слід порахувати окремо (розподілити), незважаючи на те, що вони виплачуються разом в одному місяці

Для вирішення даної проблеми оподаткування перехідних відпускних робимо так:

• під час їхнього нарахування ПСП не застосовуємо;
• при виплаті відпускних утримуємо ПДФО та ВЗ з усієї їхньої суми + сплачуємо ЄСВ (про нього – далі);
• чекаємо кінця місяця, коли буде відомий загальний місячний дохід працівника. Тоді буде нарахована зарплата за місяць та інші виплати, які впливають на ПСП;
• розподіляємо перехідні відпускні між відповідними місяцями їхнього нарахування пропорційно дням відпустки, що припадають на такі місяці (пп. 169.4.1 ПКУ, пп. 1.6.1 Інструкція № 5);
• перевіряємо помісячно, чи є право на ПСП та віднімаємо її, якщо так. Тут може утворитися переплата/недоплата ПДФО. Це цілком нормально й штрафу за умови подальшого перерахунку немає. На ВЗ це ніяк не впливає, так як при утриманні ВЗ не застосовується ПСП. На загальну суму ЄСВ розподіл також не впливає, але він потрібний для заповнення Додатка Д1 у місяці виходу у відпустку – там дохід, включаючи відпускні, треба розділити помісячно за окремими рядками (див. далі);
• у кінці кварталу можна зробити перерахунок ПДФО. Якщо не робимо його в кінці кварталу, то його треба зробити обов’язково – у кінці року та у разі звільнення працівника. Мета – уточнення сум ПДФО, якщо виникла його недоплата чи переплата. Якщо не зробили розподіл перехідних відпускних – на даному етапі якраз можна все виправити.

Калькулятор днів щорічної відпустки

Розглянемо розподіл перехідних відпускних, але на іншому прикладі, щоб була ПСП і було видно, як розподіл впливає на ПДФО (у прикладі 1 ПСП немає).

Перехідні відпускні та ПСП – одна з причин проведення перерахунку ПДФО

Приклад 2 (розподіл відпускних для ПДФО). Працівниця отримує ЗП у розмірі окладу (13-й тарифний ЄТС, оклад 7253 грн), без доплат і надбавок. Відпускні – 2342,95 грн. Працівниця – мати 2-х дітей і має право на ПСП 2024 (для 2-х дітей ліміт доходу – 8480 грн (= 4240×2), ПСП = 3028 грн (= 1514×2), де 4240 грн – поріг для ПСП 2024 на одну особу, а 1514 – базова ПСП для 2024 року). 30 червня 2024 року йде у відпустку на 8 календарних днів. У червні 2024 було відпрацьовано 19 днів з норми 20, а у липні 2024 – 18 з 23 дня.

Працівниці нараховано:

• червень 2024 – оплата за окладом за 19 робочих днів 6890,35 грн (= 7253 грн ×19/20) + відпускні за 8 днів 2342,95 грн = 9233,30 грн. ПСП ігноруємо. Утримуємо і сплачуємо ПДФО – 1661,99 грн (= 9233,30×0,18), ВЗ – 138,50 грн (= 9233,30×0,015), сплачуємо ЄСВ – 2031,33 грн (= 9233,30×0,22);
• липень 2024 – оплата за окладом за 18 робочих днів 5676,26 грн (= 7253×18/23). Утримуємо і сплачуємо ПДФО – 1021,73 грн (= 5676,26×0,18), ВЗ – 85,14 грн (= 5676,26×0,015), сплачуємо ЄСВ – 1248,78 грн (= 5676,26×0,22)

Проводимо розрахунок розподілу перехідних відпускних при перерахунку ПДФО:

• відпускні за червень 2024 = 2342,95×1/8 = 292,87 грн;
• відпускні за липень 2024 = 2342,95×7/8 = 2050,08 грн.

Очевидно, що після розподілу у червні 2024 працівниця має право на ПСП, так як її сумарна зарплата та відпускні «не дотягують» до граничного порогу ПСП – 8480 грн. Проводимо перерахунок ПДФО у таблиці нижче.

У даному випадку утворилася переплата ПДФО у сумі 545,04 грн (= 2683,72 – 2138,68). Отже, зменшуємо на цю суму ПДФО за той місяць, у якому проводили перерахунок.

Зверніть увагу, що після розподілу відпускних зарплатний дохід (поточна зарплата + відпускні) в обох місяцях – у червні і липні 2024 – є більшими за 8000 грн, що є мінімальною базою ЄСВ для цих місяців. Однак при розподілі перехідних відпускних може виникнути й інша ситуація щодо мінімальної бази ЄСВ – розглянемо її.

Передплата 2024 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух Бюджет
• Головбух Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

Перехідні відпускні та мінімальна база ЄСВ

Порядок дій з нарахування ЄСВ при перехідних відпустках схожий з ПДФО. Відпускні – частина зарплати і ставки ті ж самі. Робимо так:

• при виплаті відпускних ЄСВ сплачуємо, розраховуючи його з суми відпускних;
• розподіляємо пропорційно відпускні за місяцями, за які вони нараховані (пп. «2» п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449);
• перевіряємо дотримання мінімальної/максимальної бази ЄСВ у кінці місяця початку відпустки, а потім у кінці місяця закінчення. Усе це робимо разом з іншими нарахуваннями за відповідний місяць.

Нагадуємо, що у квітні-грудні 2024:

• мінімальна база ЄСВ – 8000 грн;
• максимальна база ЄСВ – 120000 грн.

Для порівняння доходу з мінімальною базою ЄСВ перехідні відпускні слід спершу розподілити за тими місяцями, до яких вони відносяться

Знову ж, щоб показати корисну для обліку ЄСВ ситуацію – застосування мінімальної бази ЄСВ – розглянемо новий приклад.

Приклад 3 (мінімальна база ЄСВ). Працівник отримує зарплату (ЗП) у розмірі окладу (13-й тарифний ЄТС, 7253 грн), не має ніяких доплат і надбавок. 30 червня 2024 року йде у відпустку на 8 календарних днів, а потім ще на 1 тиждень – у відпустку за власний рахунок. Відпускних йому було нараховано 2342,95 грн. У червні 2024 було відпрацьовано 19 днів з норми 20, а у липні 2024 – 18 з 23 днів.

Тоді маємо cитуацію, представлену у таблиці нижче. Зверніть увагу, що фактично нарахований ЄСВ на основі Додатка Д1 відрізняється (див. приклад 5). Даний помісячний розподіл ЄСВ у такому вигляді здійснений з метою, аби «побачити» ЄСВ-різницю.

Далі розглянемо як цю ситуацію показати у Податковому розрахунку з ЄСВ і ПДФО/ВЗ (Податковому розрахунку).

Калькулятор стажу

Перехідні відпускні у Додатку 4ДФ для ПДФО і ВЗ 2024

Додаток 4ДФ у об’єднаному Податковому розрахунку призначений для ПДФО та ВЗ. Перехідні відпускні у ньому показуємо так:

• повністю всю суму відпускних показуємо у місяці їхнього фактичного нарахування (початку відпустки). Жодного розподілу відпускних для Додатка 4ДФ не робимо (однак «для себе» його зробити все одно треба, особливо в ситуації, коли у працівника є або можлива ПСП – див. вище про приклад 2);
• всі відпускні входять в одну суму з заробітною платою під ознакою доходу «101», тобто в окремому рядку показувати відпускні не потрібно (графи 3а/3);
• розраховуємо за всією сумою ПДФО (графи 4а/4) та ВЗ (графи 5а/5).

Приклад 4 (заповнення Додатка 4ДФ). Використовуючи дані прикладу 3, розраховуємо ПДФО і ВЗ (таблиця нижче). Вважаємо, що ПСП у даного працівника немає.

Приклад заповнення Додатка 4ДФ з перехідними відпускними за вищенаведеними цифрами наведений нижче. Перехідні відпускні у ньому ніяк не виділяються й «розчиняються» у загальній зарплаті.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Розподіл перехідних відпускних у Додатку Д1 для ЄСВ 2024

У Додатку Д1 Податкового розрахунку, який присвячений персоналізованому обліку ЄСВ, перехідні відпускні відображаються так:

• спершу відпускні за місяцями розподіляються пропорційно дням відпустки, які припадають на кожний місяць;
• уже розподілені відпускні відображаються в окремих рядках Додатка Д1, у яких ставляться різні номери місяців (графа 10). Типовою є ситуація, коли за працівником є перший рядок – зарплата, другий рядок – відпускні, що відносяться до місяця початку відпустки, а третій – відпускні, які належать місяцю закінчення відпустки;
• код типу нарахувань (КТН) – «10» (графа 09);
• кількість днів перебування у трудових відносинах (графа 14) – зазначається лише у першому рядку з зарплатою. За рядками відпустки кількість днів трудових відносин у графі 14 не зазначаються (виняток – відпустка охоплює весь місяць і зарплата за такий місяць узагалі не нараховувалася чи не буде нараховуватися);
• за наявності визначається ЄСВ-різниця (різниця між мінімальною та фактичною базою ЄСВ, графа 18) (див. вище про мінімальну базу ЄСВ, а також приклад 3).

Перехідні відпускні потравляють до Додатка Д1 місяця початку відпустки

Усі ці нарахування (зарплата, розподілені відпускні за перший та другий місяць) відображається в одному Додатку Д1, який стосується місяця нарахування відпускних.

Однак не розподілити перехідні відпускні й показати їх у місяці виходу у відпустку однією сумою у Додатку Д1 – це саме собою не є порушення. Помилка може виникнути внаслідок відсутності такого розподілу, адже може бути непоміченою необхідність застосування у певному місяці мінімальної бази ЄСВ. У будь-якому разі відпускні мають бути відокремлені від зарплати, так як у них є КТН (графа 09), а у зарплати його немає.

Приклад 5 (заповнення Додатка Д1). Використовуючи теж дані прикладу 3, наводимо дані щодо нарахованого ЄСВ для Додатка Д1 у таблиці нижче.

Зверніть увагу, що цілей порівняння з мінімальною базою ЄСВ (8000 грн) перехідні відпускні відносяться до тих місяців, за які вони нараховані (лист ДФС від 11.03.2015 р. № 8084/6/99-99-17-03-03-15). Як наслідок, маємо таке:

• додаткова база (ЄСВ-різниця) обчислюється вважаючи, що дохід за липень 2024 становить 4521,74 + 2050,08 = 6571,82 (див. приклад 3). А не 4521,74 грн, як це фактично виходить при заповненні Додатка Д1 за липень 2024, адже цифра «2050,08», хоча й знаходиться у Додатку Д1 за червень 2024, але стосується липня 2024. Як наслідок, ЄСВ-різниця за липень 2024 = 8000 – 6571,82 = 1428,18 грн;
• цифра липневих відпускних 2050,08 грн потрапляє у Додаток Д1 не липня, а червня, але у рядку з цією частиною відпускних у колонці 10 ставимо «7», тобто липень.

Додаткова база ЄСВ при розрахунку враховує частину перехідних відпускних, які потрапили до минулого Додатка Д1, але стосуються поточного місяця

Приклад заповнення Додатка Д1 з перехідними відпускними за цифрами наведеними нижче. Перехідні відпускні відділені від зарплати та у червневому Додатку Д1 розбиті помісячно.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Перехідні відпускні у основній частині об’єднаного Податкового розрахунку 2024

Суму нарахованого ЄСВ в основній частині Податкового розрахунку (розділ 1) показуємо загальною сумою, без розподілу, тобто включаємо у колонку за тим місяцем, в якому нараховувалися відпускні (місяці початку відпустки). Таким чином, перехідні відпускні у Розділі 1 основної частини Податкового розрахунку «розчиняються» у загальній сумі нарахованої зарплати.