У бюджетній сфері розрізняють такі види дебіторської заборгованості:
поточна;
прострочена;
строк позовної давності якої минув;
безнадійна.
Поточна – дебіторська заборгованість, яка утворюється після надання послуг, реалізації активів, за які установа має отримати кошти, або після перерахування попередньої оплати, авансу та не отримання товарів, робіт і послуг. Списання дебіторської заборгованості в бюджетних установах заборонене, якщо така заборгованість поточна і не безнадійна.
Коли у договорі для дебітора не визначена дата платежу, поточну заборгованість перекваліфіковуємо у прострочену на тридцятий день після складання рахунку на оплату. Коли такий термін обумовлений у договорі, поточна заборгованість вважається простроченою на тридцятий день після спливу визначеного договором терміну. Списання дебіторської заборгованості бюджетної установи не проводимо, якщо вона прострочена.
Заборгованість, за якою минув строк позовної давності, виникає після закінчення строку виконання зобов’язань за договором і спливу строку позовної давності. Якщо перебіг позовної давності перервано, така заборгованість є простроченою, оскільки відлік строку позовної давності починаємо з дати переривання.
Безнадійна дебіторська заборгованість – це поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником, або дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув. Керівник установи приймає рішення про списання безнадійної дебіторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності.
Перш ніж перейти до списання дебіторської заборгованості – її слід кваліфікувати. А для цього потрібно проводити інвентаризацію розрахунків. Якщо в обліку рахується дебіторська заборгованість головбух має інформувати керівника установи про це для забезпечення останнім організації претензійно-позовної роботи. Ліпше отримати кошти чим просто чекати до набуття безнадійної дебіторської заборгованості і її списання.
Інвентаризацію дебіторської заборгованості обов’язково проводять перед складанням річної фінансової звітності до дати балансу в період трьох місяців (п. 10 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879). Але за бажанням керівника її можна проводити частіше. Також частоту її проведення можна визначити у обліковій політиці установи.
Під час інвентаризації усім дебіторам установа передає виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість – аби підтвердити реальність заборгованості. Підприємства-дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.
В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишились нез’ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображають кожною стороною в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними. Списання дебіторської заборгованості у цей період заборонене.
Під час інвентаризації комісія звіряє документи, на підставі яких в обліку рахується заборгованість, і записи у реєстрах обліку.
Дебіторську заборгованість під час інвентаризації перевіряють на предмет:
дотримання строку позовної давності;
обґрунтованості сум, які обліковують на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами і кредиторами.
За результатами інвентаризації складають акт інвентаризації розрахунків. Якщо виявили дебіторську заборгованість, щодо якої минув строк позовної давності, до акта додають відповідну довідку. У ній зазначають найменування і місцезнаходження дебіторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ – листи до установ вищого рівня з приводу виділення коштів для погашення такої заборгованості).
Керівник установи зобов’язаний організувати претензійно-позовну роботу в установі і не допускати утворення безнадійної дебіторської заборгованості. Важливим етапом на цьому є проведення якісної інвентаризації дебіторської заборгованості. Як тільки поточна дебіторська заборгованість переходить у статус простроченої, такого дебітора потрібно брати на контроль. В установі керівник має затвердити чіткий алгоритм дій щодо цього. По простроченій заборгованості й заборгованості після закінчення договору – направляємо дебіторам листи-претензії. Слід визначити коли фіксується факт виникнення простроченої заборгованості, хто відповідальний, як інформувати керівника і в які терміни, яку інформацію передавати відповідальному за підготовку листів-претензій, позовних заяв, які строки для їх підготовки тощо.
У разі непідтвердження суми дебіторської заборгованості або невиконання листа-претензії готуємо позовну заяву до суду. Програли суд першої інстанції – обов’язково готуємо апеляційну, а потім касаційну заяви.
Нагадаємо, позовна давність – це строк, у межах якого особа може звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного права або інтересу (ст. 256 ЦК). Вона є загальною та спеціальною:
Строки позовної давності
Вид позовної давності
Строк, років
Підстава
Загальна
3
ст. 257 ЦК
Спеціальна,
зокрема:
про стягнення неустойки (штрафу, пені)
1
ч. 2 ст. 258 ЦК
у зв’язку з недоліками проданого товару
у зв’язку з перевезенням вантажу, пошти
за вимогами про визнання необґрунтованими активів та їх стягнення в дохід держави
4
ч. 5 ст. 258 ЦК
Для окремих видів вимог законом може встановлюватися спеціальна позовна давність: скорочена або більш тривала порівняно із загальною позовною давністю (ч. 1 ст. 258 ЦК).
Списання дебіторської заборгованості бюджетної установи не проводимо під час розгляду справи в суді. Причина тому – перерив перебігу строку позовної давності. Випадки такого переривання визначає стаття 264 Цивільного кодексу України. Новий відлік строку позовної давності розпочинаємо з дати подання претензії, позову або дати визнання дебітором суми заборгованості.
Якщо в установі організована претензійно-позовна робота, списання дебіторської заборгованості не буде через відсутність безнадійної дебіторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Якщо не відслідковувати прострочену дебіторську заборгованість і довести її до безнадійної, державному чи місцевому бюджету буде нанесена шкода на суму втрачених активів.
Навіть якщо впевнені, що зобов’язання дебітор не виконає, дебіторську заборгованість не визнаємо безнадійною до спливу строку позовної давності. Якщо велась претензійно-позовна робота, цей строк переривається і відлік розпочинається заново.
Цю заборгованість обліковуємо на рахунку бухгалтерського обліку 21 «Поточна дебіторська заборгованість», що має субрахунки:
2110 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з бюджетом»;
2111 «Поточна дебіторська заборгованість за розрахунками за товари, роботи, послуги»;
2112 «Дебіторська заборгованість за короткостроковими кредитами, наданими розпорядниками бюджетних коштів»;
2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги»;
2114 «Дебіторська заборгованість за розрахунками із соціального страхування»;
2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»;
2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»;
2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість»;
2118 «Розрахунки із спільної діяльності».
Списання дебіторської заборгованості в бухгалтерському обліку відображаємо лише коли сплив строк позовної давності і дебіторка визнана безнадійною. Таке списання відбувається на підставі інвентаризації розрахунків. Суму цієї заборгованості відображаємо у:
довідці до акта інвентаризації розрахунків про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув;
акті інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Перш ніж списати дебіторську заборгованість, у протоколі інвентаризаційної комісії зазначаємо рішення комісії щодо списання з обліку такої заборгованості чи продовження її обліку як активу (хоч це й сумнівно).
Якщо прийняли рішення списати, після затвердження керівником установи протоколу інвентаризаційної комісії і видання відповідного наказу бухгалтер проводить списання дебіторської заборгованості в бухгалтерському обліку.
Отже, необхідними документами для списання дебіторської заборгованності є підписані і затверджені:
протокол інвентаризаційної комісії;
акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами;
довідка до нього;
наказ про результати інвентаризації.
Списання безнадійної дебіторської заборгованості в бухгалтерському обліку
На суму списаної безнадійної дебіторської заборгованості змінюємо результат виконання кошторису. Кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку наведемо у таблиці.
Списання безнадійної дебіторської заборгованісті після спливу строку позовної давності
5512
2113, 2115, 2117
Зараховуємо її суму поза баланс
071
–
Поза балансом суму списаної безнадійної дебіторської заборгованості згідно з абзацом 2 пункту 3.5 Порядку № 372 обліковуємо протягом трьох років з дати списання. У цей період потрібно стежити, за майновим станом дебітора, можливо він зміниться і буде можливість стягнути суму цієї заборгованості.
Відображення в обліку списання дебіторської заборгованості – це не останній крок, якщо мова йде про бюджетну установу – платника ПДВ. А все тому, що сума заборгованості дебітора не включає суму ПДВ.
Суму ПДВ під час попередньої оплати віднесено до податкового кредиту. Тож і виходить, що факту купівлі-продажу (оподатковуваної ПДВ операції) не було і це підтверджує списання безнадійної дебіторської заборгованості. Відповідно установа втрачає право на податковий кредит. Щоб не було проблем з податківцями доцільно отримати індивідуальну податкову консультацію з цього питання. Виправлення на суму ПДВ здійснюємо бухгалтерською довідкою.
Коли списання дебіторської заборгованості відобразили, крапку на цьому дебіторові не ставимо. Існує досить мала ймовірність погашення списаної безнадійної дебіторської заборгованості. Якщо все ж таки кошти надійшли, слід з’ясувати, за рахунок коштів якого фонду бюджету ця заборгованість була утворена.
Суму відшкодування раніше списаної безнадійної дебіторської заборгованості відображаємо у бухгалтерському обліку установи відповідно до вимог пункту 2.4 Порядку № 372.
Так, якщо дебітор перерахував у поточному бюджетному періоді на реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки установи, відкриті в органах Казначейства, суму коштів як повернення дебіторської заборгованості, яка виникла у попередніх бюджетних періодах, потрібно:
перерахувати її у дохід загального фонду відповідного бюджету – якщо списана безнадійна дебіторська заборгованість рахувалась за загальним фондом бюджету;
на цю суму скоригувати результат виконання кошторису з одночасним збільшенням доходів поточного періоду – якщо списана безнадійна дебіторська заборгованість рахувалась за спеціальним фондом бюджету (власні надходження бюджетних установ).
Кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку за операціями з погашення заборгованості після списання дебіторської заборгованості за спеціальним фондом бюджету наведемо у таблиці.
